Не знаю, как кого, а меня в детстве забавляло такое: написать себе список дел, и, осилив их, методически вычеркивать. Простой способ почувствовать вкус достижений. Для ощущения масштабности проекта в детстве достаточно было слегка схитрить – не просто нацарапать в плане: «убрать комнату», а расписать по мелким задачам: «протереть пыль», «подмести», «разложить учебники» - а потом вычеркивать все пункты с чувством выполненного долга.

Практика более зрелого возраста показала, что это был воистину детский подход. Теперь для того, чтобы гордиться собой, хочется не умножать количество задач, а сокращать их.

Подтверждением этого нехитрого соображения стала система getting things done (GTD) – по названию книги Дэвида Алена (в русском переводе - «Как разобраться с делами»). Другое дело, что автор системы GTD, будем ее так называть для краткости, предложил достаточно гибкие методы для сокращения как количества задач, так и времени на их выполнение.

Что мешает разобраться с делами

Система GTD базируется на нескольких принципах.

· Информацию о намеченных делах следует держать не в голове, а в каком-нибудь более надежном месте. За счет чего освобождается наша оперативная память, пропадает страх что-то упустить и находится энергия для более творческих задач.

· Для большинства людей работа связана с многозадачностью и постоянными переключениями. А в последнее время – еще и со слабой предсказуемостью рабочего процесса, который теперь состоит не только из выполнения рабочих задач, но и коммуникаций, посторонней информации и массы отвлекающих факторов, крадущих наше внимание. От этого возникает впечатление навалившегося на тебя снежного кома, из-под которого не видно ни перспектив, ни глобальных задач, вроде «зачем мне все это нужно».

· Старые системы организации задач вроде ежедневника, становятся малоэффективными: одно дело тянет за собой несколько других, другое – провисает на промежуточном этапе, третье откладывается – стало быть, с ключевой задачей «освободить голову от рутины» ежедневник не справляется.  

GTD – своего рода трехмерная модель для планирования работ. А вместе с новым измерением появляется и новая философия.

Точка входа

По большому счету, мы с нашими задачами в частности и с любой поступающей информацией в целом должны работать, как в хорошей бухгалтерии: планирование – учет – контроль. Такой рационалистический подход не должен пугать: он требуется, чтобы разгрести эту безумную кучу и заняться более возвышенными вещами.

Начнем с примера базовой процедуры, которую нужно проводить с любой поступающей информацией: от запланированных дел до телефонных нагоняев.

Последовательность действий такова:

1. Понять, требует ли входящая информация дальнейших действий? Если нет, то она перемещается в одно из трех мест: в мусор, в папку «Отложенное» или в справочный материал.

2. Если входящая информация все-таки требует дальнейших действий, сначала надо определить, каков желаемый результат.

3. Теперь следует понять, способны ли вы справиться с этим делом за две минуты (между прочим, за это время можно сделать массу полезных вещей: продиктовать телефон, развесить белье из стиральной машинки, написать список задач на завтра). Если дело займет две минуты – ура: выполняем и забываем. Если нет, его можно кому-нибудь перепоручить. Но не всегда. Тогда выкручиваться придется своими силами: дело придется занести в планы в один из двух разделов: к определенному сроку или когда найдется время.

Теперь возникает логичный вопрос: а что там с упомянутыми папками и разделами? Плохая новость в том, что как раз обилие папок отпугивает неофитов от системы GTD. Хорошая новость в том, что разобраться с ними не сложнее, чем научиться кататься на велосипеде. Начнем немного издалека: умение работать с информацией особо не пригодится, если вы не разобрались с вопросами планирования.

Планирование: мечты и списки

Те, кто уже сталкивался с системами организации рабочих процессов, нисколько не удивится: GTD точно так же базируется на необходимости планировать свои действия – как краткосрочные, так и долговременные.

Итак, берем лист бумаги и в произвольном порядке составляем список «хотелок» - стремлений, проектов, потребностей, которые необходимо реализовать сейчас или в будущем. Высокие цели здесь будут соседствовать с бытовыми нуждами, а простые дела – с масштабными проектами, кажущимися недостижимыми. Теперь, когда планы из головы перенесены на бумагу, их придется рассортировать.

Первое: текущие проекты – все, над чем вы сейчас работаете. Второе: планы на 1-2 года – то, чем вы хотите заняться в ближайшей перспективе. Третье: видение через 3-5 лет, образ будущего, каким вы его себе представляете в свете ваших дел. И, наконец, GTD рекомендует поразмыслить на тему того, какой вы вообще представляете свою жизнь лет эдак через 20 – и как этого достигнуть.

Затем пора спуститься уровнем ниже – и взглянуть, как можно реализовать каждый из этих планов. Проблема мечтателей в том, что они зачастую неотчетливо представляют себе результат. Как вы поймете, что ваш проект удачно реализован? Что такое в вашем случае успех?

А теперь важное: каждый ваш план с этого момента рассматривается как проект, требующий определенной последовательности действий во имя результата. Поэтому возникает необходимость расписать последовательность действий, приводящих к цели. Так мы постепенно спускаемся на самый базовый уровень, с которого был начат разговор: дорога к великим проектам начинается с ежедневной последовательной работы над ними. А чтобы справиться со всеми задачами, нам нужно расчистить пространство от рутины и шелухи. И вот здесь нам пригодятся папки и каталоги.

Где твоя папка?

Список задач у нас уже есть – он еще пригодится в хозяйстве.

Теперь нам потребуется хранилище «Входящие», которым может стать лоток, коробка, папка. Сюда должна складываться входящая информация, зафиксированная на бумаге (стикере, библиотечной карточке).

Папка «Срочно» - сюда помещаются листочки со всеми делами, которые необходимо выполнить быстро и к определенному сроку.

Папка «Когда появится время» - здесь хранятся листочки с записями отложенных до лучших времен проектов.

В папку «Отклик» перемещаются те проекты, развитие которых зависит от вмешательства третьих лиц, ожидания звонка, разрешения, визы и т.д. Возможно, придется напоминать нужным людям или организациям о том, что вы ждете их реакции.

И еще одно хранилище, названное Алленом «Справочная информация»: сюда попадается то, что может пригодиться в дальнейшем – чужие визитки, адреса и телефоны, справочники и прочие вещи, облегчающие жизненную навигацию.

В работе с папками важно помнить две вещи. Во-первых, листок с задачей может перекочевать из одного хранилища в другое. И, во-вторых: содержимое всех папок (а также свои ежедневные, еженедельные и перспективные планы) надо регулярно пересматривать – и если потребуется, подгонять их под меняющуюся реальность.

Система GTD – вообще достаточно гибкая штука: об этом свидетельствует то, что ее способен развивать и модифицировать для своих нужд не только гуру-изобретатель, но и любой желающий. Существует немало англоязычных блогов, посвященных теме GTD: рассказам о своих достижениях и личных мелких изобретениях, позволяющих улучшить свою продуктивность. На русском языке таких ресурсов меньше, но они есть.

Сам Дэвид Аллен часто сравнивает владение GTD с боевыми искусствами, имея в виду состояние полного спокойствия и раскрепощенности – естественно, что каждый «боец» привносит элементы своей индивидуальности в технику боя.

Автор: Елена Уварова